Nuestra Tierra Plan de implementación TO-BE
Nuestra Tierra Plan de implementación TO-BE Mapeo de procedimientos administrativos y control de cobranza
El problema central no es la ausencia de una herramienta digital, sino la fragmentación del flujo de información entre pedido, entrega, facturación, validación documental y cobranza.
Avance de entregables 0/21 · 0%
Objetivo de la implementación Integrar el expediente de cada operación bajo un ID único de pedido, eliminar recapturas, relacionar remisión, factura, evidencia y pago, y establecer estados y responsables claros en todo el ciclo order-to-cash.
Manual de uso de la app Guía paso a paso de cada pantalla —pedidos, ruta y acuses, evidencia, facturación, cartera e indicadores— e incluye cómo subir el pedido desde un archivo de Excel.
Abrir manual Situación actual de la operación Corte del sistema al 26 de agosto. Es el punto de partida contra el que se mide el plan.
Actualizar cifras Saldo por cobrar
$105,055
Total abierto al corte.
Por vencer
$37,888
Aún dentro del plazo de crédito.
1 a 15 días vencido
$34,027
Requiere gestión inmediata.
Más de 15 días
$33,140
Riesgo alto de incobrable.
$56,938 están detenidos porque 4 entregas siguen sin acuse firmado o sin foto de quien recibió. Ese es el cuello de botella que ataca el plan.
Indicador Hoy Meta Brecha DSO 59.8 días ≤ 32 días 27.8 días fuera Cartera vencida 63.9% ≤ 10% 53.9 puntos fuera Pruebas de entrega completas 66.7% ≥ 95% 8 de 12 entregas Evidencia → factura (P90) 26.7 h ≤ 4 h 6 veces la meta Promesas de pago cumplidas 0% ≥ 90% sin promesas cumplidas Facturas rechazadas en portal 11.1% ≤ 2% 9 puntos fuera Etapas sin trazabilidad 14 de 21 0 de 21 14 etapas con riesgo Refactura de proveedor (P90) 21 días ≤ 10 días 11 días fuera Costo de cobranza 4.1% ≤ 1.5% 2.6 puntos fuera
El sistema que se implementa Seis pantallas que siguen el orden real del pedido hasta el cobro.
01 · Etapas 01–04 · Ventas
Pedidos Captura o carga desde Excel, con conversión automática entre piezas y kilos.
Regla: sin folio, el pedido no existe.
02 · Etapas 05–06 · Reparto
Ruta y acuses Qué salió, con qué chofer y qué acuse no ha regresado.
Regla: la ruta cierra solo cuando está conciliada.
03 · Etapas 07–08 · Almacén
Evidencia de entrega Acuse firmado y foto de quien recibió, subidos el mismo día.
Regla: sin las dos pruebas no se factura.
04 · Etapa 09 · Facturación
Facturación Emisión del documento y carga al portal del cliente.
Regla: portal el mismo día de la emisión.
05 · Etapas 10–11 · Cuentas por cobrar
Cartera Saldos, antigüedad, gestión y promesas de pago con fecha.
Regla: cada gestión queda registrada.
06 · Análisis
Indicadores KPIs Fórmula, valor del corte y meta de los nueve indicadores.
Regla: el dato sale de lo capturado, no de reportes aparte.
Pedido → Ruta → Acuse → Evidencia → Factura → Portal → Cobro
Ruta por fases Selecciona una fase para ver su detalle y marca los entregables que ya se cumplieron.
F0 Preparación y gobernanza Semanas 1–2 F1 Estandarización documental e ID único de pedido Semanas 3–5 F2 Expediente digital integrado Semanas 6–9 F3 Automatización de estados y cobranza proactiva Semanas 10–12 F4 Tablero de KPIs y línea base Semanas 13–14 F5 Piloto controlado Semanas 15–17 F6 Despliegue total y transferencia Semanas 18–20
F0 · Preparación y gobernanzaSemanas 1–2 Establecer el marco de decisión, los accesos y las reglas de cambio antes de tocar el proceso.
Requisitos para iniciar Patrocinador ejecutivo designado y comité de seguimiento semanal Accesos de lectura al ERP y a los repositorios documentales actuales Acuerdo de datos anonimizados y mínimos necesarios Control de cambios formal para cualquier ampliación de alcance Actividades clave Validar el mapeo AS-IS con usuarios de ventas, almacén, facturación y cobranza Confirmar puntos críticos en los flujos de proveedores y clientes Definir matriz RACI del ciclo order-to-cash
Entregables 0/3 AS-IS validado Matriz RACI Acta de gobernanza y control de cambios Responsables Patrocinador Líder de proyecto Dueños de proceso KPIs que se mueven Pasos manuales del proceso (línea base) Indicadores y metas Haz clic en un indicador para ver en qué fases se mueve.
Indicador Fórmula Meta › Tiempo de procesamiento manualHoras manuales / facturas procesadas Reducir ≥ 50% › Entrega → evidencia completaHora de evidencia completa − hora de entrega Tendencia descendente › Expedientes completosExpedientes completos / entregas × 100 ≥ 95% › Facturas vencidasFacturas vencidas / facturas abiertas × 100 Reducir › Facturas rechazadasFacturas rechazadas / facturas enviadas × 100 ≤ 2% › DSOCuentas por cobrar / ventas a crédito 90 días × 90 ≤ 32 días › Promesas de pago cumplidasPromesas pagadas a tiempo / promesas vencidas × 100 ≥ 90% › Pasos manuales del procesoEtapas manuales / etapas totales × 100 ≤ 3 etapas manuales › Costo de cobranzaCosto total de cobranza / efectivo cobrado × 100 ≤ 1.5%
Riesgos y respuesta por fase Filtrar por fase activa F0 Reducir
Información incompleta del proceso actual Validar el levantamiento con varios usuarios de cada área antes de construir.
F0 Reducir
Diferencias entre práctica y procedimiento formal Observación en sitio y entrevistas para detectar y documentar desviaciones a tiempo.
F2 Aceptar
Cambios en el ERP durante el periodo Arquitectura desacoplada como contingencia; es un factor externo.
F4 Reducir
Falta de datos suficientes para la línea base Definir mínimos de datos y usar muestras representativas.
F0 Evitar
Crecimiento no controlado del alcance Control de cambios que exige justificar cualquier ampliación.
F5 Reducir
Resistencia de usuarios a nuevos controles Involucrar usuarios desde etapas tempranas y en el piloto.
F0 Evitar
Acceso limitado a información confidencial Trabajar con datos anonimizados y mínimos necesarios.
F1 Reducir
Prototipo atractivo pero no representativo Validar procesos y requerimientos antes de desarrollar funcionalidad.
