El ciclo en una línea
Todo se amarra con un folio único. Si una etapa se salta, la siguiente se queda detenida y el dinero no se cobra: por eso la app bloquea la facturación cuando falta evidencia y no baja el saldo hasta que el pago cuadra con el banco.
Pantalla por pantalla
Toca cada módulo para ver los pasos y las cifras que muestra hoy.
- 1Entra a Pedidos y revisa los tres contadores de arriba: pendientes de envío, en ruta y entregados.
- 2Presiona Capturar pedido y elige el cliente en la tarjeta de la derecha (el folio se genera solo, por ejemplo PED-2608-017).
- 3Filtra el catálogo con Todos, Verdura, Fruta u Hoja para encontrar el producto.
- 4En cada producto elige kilogramo o pieza; con Conversiones ves el factor guardado (por ejemplo, lechuga bola 0.72 kg por pieza).
- 5Revisa el resumen del pedido: partidas, peso convertido e importe estimado.
- 6Presiona Registrar pedido con folio. El pedido queda en Pendientes de envío.
El importe es estimado: almacén confirma el peso real al surtir y ahí se ajusta la partida.
Cómo subir el pedido desde Excel
Cuando el cliente manda su pedido en una hoja de cálculo, no hay que capturarlo producto por producto: se descarga la plantilla, se pegan las cantidades y se sube con el botón Subir Excel del pedido. La app convierte piezas a kilos y arma las partidas sola.
Descarga la plantilla
En la pantalla de Pedidos presiona Subir Excel del pedido. Se descarga la plantilla con las columnas correctas ya listas.
Llena una fila por producto
Cada renglón es una partida: producto, unidad y cantidad. No agregues columnas nuevas ni cambies el orden ni los títulos.
Guarda como .xlsx o .csv
Guarda el archivo sin contraseña, sin filtros aplicados y sin filas vacías al final.
Súbelo y revisa la vista previa
Vuelve a Pedidos, presiona Subir Excel del pedido y elige el archivo. La app muestra las partidas leídas y marca en rojo lo que no reconoció.
Corrige lo marcado
Ajusta los renglones con error directamente en la vista previa, o corrige el Excel y vuelve a subirlo.
Registra el pedido con folio
Confirma cliente, peso convertido e importe estimado y presiona Registrar pedido con folio. Queda en Pendientes de envío.
Columnas de la plantilla
| Columna | Ejemplo | Cómo se llena |
|---|---|---|
| folio_pedido | PED-2608-017 | Opcional. Si se deja vacío, la app genera el folio. |
| cliente | Grupo Sazón Metropolitano | Debe escribirse igual que en el catálogo de clientes. |
| fecha_entrega | 2026-09-05 | Formato año-mes-día. |
| producto | Tomate saladette | Nombre exacto del catálogo de productos. |
| unidad | kg | Solo se aceptan kg o pieza. |
| cantidad | 25.5 | Número con punto decimal, sin la palabra kg. |
| precio_kg | 28.50 | Opcional. Si se deja vacío se usa el precio del catálogo. |
| notas | Entregar antes de las 8 am | Opcional, texto libre por partida. |
Ejemplo de archivo
producto,unidad,cantidad Tomate saladette,kg,25.5 Aguacate Hass,kg,12 Lechuga bola,pieza,40 Cilantro,pieza,30
Con unidad pieza, la app multiplica por el factor guardado del producto: 40 piezas de lechuga bola (0.72 kg cada una) se registran como 28.8 kg.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
El producto no coincide con el catálogo
Por qué pasa: El nombre está escrito distinto o tiene un espacio de más.
Qué hacer: Copia el nombre tal cual aparece en el catálogo de la app.
La unidad no es válida
Por qué pasa: Se escribió kilos, kilogramo, pz o piezas.
Qué hacer: Escribe únicamente kg o pieza en minúsculas.
La cantidad no es un número
Por qué pasa: La celda trae texto, coma decimal o el símbolo kg.
Qué hacer: Deja solo el número y usa punto decimal (25.5, no 25,5 kg).
El cliente no existe
Por qué pasa: El cliente no está en la lista de la app.
Qué hacer: Usa uno de los clientes dados de alta o registra al cliente antes de subir el archivo.
Renglones vacíos al final
Por qué pasa: Se borró el contenido pero no la fila en Excel.
Qué hacer: Elimina las filas completas antes de guardar el archivo.
Buenas prácticas
- Un archivo por pedido y por cliente: no mezcles clientes en la misma hoja.
- No cambies los títulos de las columnas ni agregues encabezados de logotipo arriba de la tabla.
- Guarda el archivo original del cliente junto al expediente del pedido, como respaldo.
- Si el cliente siempre manda el mismo formato, pásale la plantilla una sola vez y pídele que la use.
Catálogo, precios y factores de conversión
Los 25 productos del catálogo, con el peso que la app usa para convertir una pieza a kilos y el precio por kilogramo. Este factor es el que decide cuánto se factura cuando el cliente pide por pieza.
| Producto | Categoría | 1 pieza equivale a | Precio por kg |
|---|---|---|---|
| Tomate saladette | Verdura | 0.12 kg | $28.50 |
| Tomate verde | Verdura | 0.03 kg | $24.00 |
| Zanahoria | Verdura | 0.09 kg | $17.00 |
| Calabaza italiana | Verdura | 0.18 kg | $22.00 |
| Cebolla amarilla | Verdura | 0.20 kg | $23.50 |
| Papa blanca | Verdura | 0.15 kg | $20.50 |
| Chile jalapeño | Verdura | 0.02 kg | $31.00 |
| Pimiento morrón rojo | Verdura | 0.19 kg | $52.00 |
| Pepino | Verdura | 0.28 kg | $19.00 |
| Chayote | Verdura | 0.25 kg | $18.50 |
| Brócoli | Verdura | 0.45 kg | $34.00 |
| Betabel | Verdura | 0.17 kg | $16.00 |
| Jícama | Verdura | 2.75 kg | $19.50 |
| Elote | Verdura | 0.35 kg | $27.00 |
| Apio | Hoja | 0.55 kg | $26.00 |
| Lechuga bola | Hoja | 0.72 kg | $29.00 |
| Cilantro | Hoja | 0.18 kg | $50.00 |
| Espinaca | Hoja | 0.25 kg | $38.00 |
| Aguacate Hass | Fruta | 0.22 kg | $96.00 |
| Limón sin semilla | Fruta | 0.07 kg | $34.50 |
| Naranja valencia | Fruta | 0.20 kg | $14.50 |
| Plátano tabasco | Fruta | 0.13 kg | $18.00 |
| Piña miel | Fruta | 1.80 kg | $22.00 |
| Papaya maradol | Fruta | 1.60 kg | $21.00 |
| Sandía | Fruta | 7.50 kg | $12.00 |
Las 21 etapas del proceso
Dieciséis etapas del ciclo de cobro y cinco del ciclo de compra. Hoy hay 41 expedientes repartidos entre ellas y el cuello de botella es la etapa 07, firma y foto de prueba de entrega, con 26.7 horas frente a una meta de 4.
Pedido
Ventas y almacén
- 01 Carga del pedido al portal
- 02 Validación y folio automático
- 03 Surtido y pesaje
- 04 Conversión a kilos con factor
Ruta y entrega
Facturación y chofer
- 05 Asignación a ruta y salida
- 06 Entrega en la ventana del cliente
- 07 Firma y foto de prueba de entrega
Facturación
Facturación
- 08 Emisión del documento
- 09 Envío digital o impresión
Cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar
- 10 Cuenta por cobrar con su crédito
- 11 Carga automática al portal
Cobranza
Cobranza
- 12 Alerta de pago en el portal
- 13 Cola de llamadas por vencimiento
- 14 Llamada y promesa de pago
- 15 Escalamiento y freno de crédito
Tesorería
Tesorería
- 16 Conciliación de pago y póliza
Recepción y devolución
Compras
- A Recepción: peso y calidad
- B Devolución con foto y motivo
- C Freno de compras al proveedor
Cuentas por pagar
Cuentas por pagar
- D Captura única de la factura
- E Programación de pago
Qué hace cada quien al día
Si cada área cierra su parte el mismo día, el expediente llega completo a facturación y el cobro no se detiene.
Al recibir el pedido
Ventas
- •Captura o sube el pedido y confirma el cliente.
- •Verifica unidad y cantidad de cada partida.
- •Registra el pedido con folio antes del cierre del día.
Salida y regreso de ruta
Almacén y ruta
- •Confirma el peso real al surtir.
- •Asigna la ruta con chofer y unidad, y registra la salida.
- •Al regreso, captura los acuses faltantes de la ruta.
Mismo día de la entrega
Evidencia
- •Sube la foto de quien recibe y el acuse sellado.
- •Anota nombre y puesto de quien recibió.
- •Empuja primero los folios con importe alto que siguen detenidos.
Al liberarse el expediente
Facturación
- •Emite la factura de las entregas liberadas.
- •Sube el documento al portal del cliente el mismo día.
- •Atiende los rechazos antes de cerrar la jornada.
Rutina diaria
Cobranza
- •Trabaja la cola de llamadas por vencimiento.
- •Registra la gestión y la promesa de pago con fecha.
- •Da seguimiento el día de la promesa y escala si no se cumple.
Con el estado de cuenta del día
Tesorería
- •Cuadra cada aviso de pago contra el banco.
- •Adjunta el comprobante y confirma el pago.
- •Revisa que la póliza quede contabilizada.
Recepción de la madrugada
Compras
- •Pesa y califica cada recepción: conforme, merma o rechazo.
- •Levanta la devolución con foto y motivo el mismo día.
- •Vigila el reloj de la refactura y retén el importe correspondiente.
Qué significa cada estado
Las etiquetas de colores que ves en las tablas significan esto.
Rutas
- Conciliada
- Todos los documentos de esa ruta regresaron con acuse.
- Faltantes
- La ruta regresó pero hay folios sin acuse capturado.
Evidencia
- Sin evidencia
- No hay acuse ni foto. El expediente no libera.
- Falta acuse firmado
- Está la foto, falta el documento con firma y sello.
- Falta foto de entrega
- Está el acuse, falta la foto de quien recibió.
- Completa
- Las dos pruebas están cargadas; ya puede facturarse.
Factura
- Vigente
- Emitida y dentro del plazo de crédito.
- Pago parcial
- Entró dinero pero queda saldo abierto.
- Vencida
- Pasó la fecha de pago y sigue con saldo.
- En aclaración
- El cliente objetó el documento; hay que corregir y recargar.
- Pagada
- Saldo en cero y conciliado.
Portal del cliente
- Sin cargar
- La factura no se ha subido: el plazo de pago ni siquiera empieza a correr.
- Cargada
- Subida, esperando revisión del cliente.
- Aceptada
- Validada por el cliente; ya programa pago.
- Rechazada
- Devuelta por un dato mal; corrige y vuelve a cargar el mismo día.
Pagos
- Confirmado
- El comprobante cuadra con el banco y el saldo ya bajó.
- Sin comprobante
- El cliente reportó el pago pero no hay ficha ni transferencia adjunta.
- No localizado
- Hay comprobante pero el movimiento no aparece en el estado de cuenta.
Proveedores
- Conforme
- Lo recibido coincide en peso y calidad con lo esperado.
- Merma
- Llegó menos kilos de los esperados; se ajusta la recepción.
- Rechazo
- Producto devuelto por calidad; arranca el reloj de la refactura.
- Retenida
- Factura del proveedor con importe retenido hasta la nota de crédito.
- Fuera de plazo
- Pasaron más de 10 días sin refactura; se frenan las compras.
Cómo leer los indicadores
Cada indicador muestra su fórmula, el valor del corte, la meta y con qué datos se calculó. Rojo significa fuera de meta: la acción está en el módulo que lo alimenta, no en la gráfica.
| Indicador | Cómo se calcula | Base del dato | Meta | Corte actual |
|---|---|---|---|---|
| DSO | Cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito del periodo × 90 | Cartera abierta sobre lo facturado en agosto | ≤ 32 días | 59.8 días |
| Cartera vencida | Saldo vencido ÷ saldo total × 100 | Antigüedad contra el corte del 26 de agosto | ≤ 10% | 63.9% |
| Pruebas de entrega completas | Entregas con acuse y foto ÷ entregas del periodo × 100 | 8 completas de 12 entregas registradas | ≥ 95% | 66.7% |
| Evidencia → factura (P90) | Factura emitida menos evidencia recibida | Expedientes con las dos marcas | ≤ 4 h | 26.7 h |
| Promesas cumplidas | Promesas pagadas a tiempo ÷ promesas vencidas | El pago parcial no cumple la promesa | ≥ 90% | 0% |
| Facturas rechazadas en portal | Rechazadas ÷ facturas que requieren portal | Un folio cuenta una sola vez | ≤ 2% | 11.1% |
| Etapas sin trazabilidad | Etapas con riesgo abierto ÷ etapas mapeadas | 16 etapas del ciclo de cobro y 5 del de compra | 0 de 21 | 14 de 21 |
| Refactura de proveedor (P90) | Días de la devolución a la nota de crédito | Devoluciones abiertas del periodo | ≤ 10 días | 21 días |
| Costo de cobranza | Costo total de cobranza ÷ efectivo cobrado × 100 | Horas de personal más gastos directos | ≤ 1.5% | 4.1% |
Horas administrativas por etapa (P90)
- Prueba de entrega26.7 h
- Carga al portal4.8 h
- Captura de factura de proveedor3.2 h
- Llamada y promesa2.4 h
- Entrega en ventana1.5 h
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar si falta la foto de entrega?
No. El expediente solo libera con el acuse firmado y la foto. Es la regla que evita rechazos y aclaraciones después.
El cliente pide por piezas pero factura en kilos, ¿qué capturo?
Captura en pieza; la app convierte con el factor guardado del producto y factura en kilos. Almacén ajusta con el peso real al surtir.
¿Qué hago si la factura sale Rechazada en el portal?
Pásala a En aclaración, corrige el dato observado y vuelve a cargarla el mismo día. Cada día perdido ahí se suma directo al DSO.
El cliente dice que ya pagó, ¿por qué sigue el saldo?
El aviso no baja el saldo. Tesorería adjunta el comprobante y lo cuadra contra el banco; hasta entonces se aplica el pago y se genera la póliza.
¿Por qué no puedo comprarle a un proveedor?
Porque tiene una devolución con más de 10 días sin nota de crédito. El sistema frena la compra hasta que refacture.
¿Por qué mi indicador no se mueve?
Los KPIs se calculan al corte del día con lo capturado. Si la evidencia o la gestión de cobro se registran tarde, el indicador se mueve hasta el siguiente corte.
¿Algo no cuadra?
Escríbenos y lo revisamos contigo; si no sabemos, buscamos con quién resolverlo.