El ciclo en una línea
Todo se amarra con un folio único. Si una etapa se salta, la siguiente se queda detenida y el dinero no se cobra: por eso la app bloquea la facturación cuando falta evidencia.
Pantalla por pantalla
Toca cada módulo para ver los pasos.
- 1Entra a Pedidos en el menú de la izquierda y revisa los contadores: pendientes de envío, en ruta y entregados.
- 2Selecciona el cliente en la tarjeta de la derecha (el pedido se numera solo, por ejemplo PED-2608-017).
- 3Filtra el catálogo por Verdura, Fruta u Hoja, o usa el buscador para encontrar el producto.
- 4En cada producto elige la unidad: kilogramo o pieza. La app convierte la pieza a kilos con el factor guardado del producto.
- 5Revisa el resumen: partidas, peso convertido e importe estimado.
- 6Presiona Registrar pedido con folio. El pedido queda en Pendientes de envío.
Almacén confirma el peso real al surtir; el importe del pedido es estimado hasta ese momento.
Cómo subir el pedido desde Excel
Cuando el cliente manda su pedido en una hoja de cálculo, no hay que capturarlo producto por producto: se descarga la plantilla, se pegan las cantidades y se sube. La app convierte piezas a kilos y arma las partidas sola.
Descarga la plantilla
En la pantalla de Pedidos presiona Subir Excel del pedido. Se descarga la plantilla con las columnas correctas ya listas.
Llena una fila por producto
Cada renglón es una partida: producto, unidad y cantidad. No agregues columnas nuevas ni cambies el orden ni los títulos.
Guarda como .xlsx o .csv
Guarda el archivo sin contraseña, sin filtros aplicados y sin filas vacías al final.
Súbelo y revisa la vista previa
Vuelve a Pedidos, presiona Subir Excel del pedido y elige el archivo. La app muestra las partidas leídas y marca en rojo lo que no reconoció.
Corrige lo marcado
Ajusta los renglones con error directamente en la vista previa, o corrige el Excel y vuelve a subirlo.
Registra el pedido con folio
Confirma cliente, peso convertido e importe estimado y presiona Registrar pedido con folio. Queda en Pendientes de envío.
Columnas de la plantilla
| Columna | Ejemplo | Cómo se llena |
|---|---|---|
| folio_pedido | PED-2608-017 | Opcional. Si se deja vacío, la app genera el folio. |
| cliente | Grupo Sazón Metropolitano | Debe escribirse igual que en el catálogo de clientes. |
| fecha_entrega | 2026-09-05 | Formato año-mes-día. |
| producto | Tomate saladette | Nombre exacto del catálogo de productos. |
| unidad | kg | Solo se aceptan kg o pieza. |
| cantidad | 25.5 | Número con punto decimal, sin la palabra kg. |
| precio_kg | 28.50 | Opcional. Si se deja vacío se usa el precio del catálogo. |
| notas | Entregar antes de las 8 am | Opcional, texto libre por partida. |
Ejemplo de archivo
producto,unidad,cantidad Tomate saladette,kg,25.5 Aguacate Hass,kg,12 Lechuga bola,pieza,40 Cilantro,pieza,30
Con unidad pieza, la app multiplica por el factor guardado del producto: 40 piezas de lechuga bola (0.72 kg cada una) se registran como 28.8 kg.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
El producto no coincide con el catálogo
Por qué pasa: El nombre está escrito distinto o tiene un espacio de más.
Qué hacer: Copia el nombre tal cual aparece en el catálogo de la app.
La unidad no es válida
Por qué pasa: Se escribió kilos, kilogramo, pz o piezas.
Qué hacer: Escribe únicamente kg o pieza en minúsculas.
La cantidad no es un número
Por qué pasa: La celda trae texto, coma decimal o el símbolo kg.
Qué hacer: Deja solo el número y usa punto decimal (25.5, no 25,5 kg).
El cliente no existe
Por qué pasa: El cliente todavía no está dado de alta.
Qué hacer: Da de alta al cliente antes de subir el archivo.
Renglones vacíos al final
Por qué pasa: Se borró el contenido pero no la fila en Excel.
Qué hacer: Elimina las filas completas antes de guardar el archivo.
Buenas prácticas
- Un archivo por pedido y por cliente: no mezcles clientes en la misma hoja.
- No cambies los títulos de las columnas ni agregues encabezados de logotipo arriba de la tabla.
- Guarda el archivo original del cliente junto al expediente del pedido, como respaldo.
- Si el cliente siempre manda el mismo formato, pásale la plantilla una sola vez y pídele que la use.
Qué hace cada quien al día
Si cada área cierra su parte el mismo día, el expediente llega completo a facturación y el cobro no se detiene.
Al recibir el pedido
Ventas
- •Captura o sube el pedido y confirma el cliente.
- •Verifica unidad y cantidad de cada partida.
- •Registra el pedido con folio antes del cierre del día.
Salida y regreso de ruta
Almacén y ruta
- •Confirma el peso real al surtir.
- •Entrega el documento al chofer y registra la ruta.
- •Al regreso, captura los acuses faltantes de la ruta.
Mismo día de la entrega
Evidencia
- •Sube la foto de quien recibe y el acuse sellado.
- •Anota nombre y puesto de quien recibió.
- •Empuja los folios con importe alto que siguen detenidos.
Al liberarse el expediente
Facturación
- •Emite la factura de las entregas liberadas.
- •Sube el documento al portal del cliente el mismo día.
- •Atiende los rechazos antes de cerrar la jornada.
Rutina diaria
Cobranza
- •Revisa vencidas y por vencer en Cartera.
- •Registra la gestión y la promesa de pago con fecha.
- •Da seguimiento el día de la promesa y escala si no se cumple.
Qué significa cada estado
Las etiquetas de colores que ves en las tablas significan esto.
Rutas
- Conciliada
- Todos los documentos de esa ruta regresaron con acuse.
- Faltantes
- La ruta regresó pero hay folios sin acuse capturado.
Evidencia
- Sin evidencia
- No hay acuse ni foto. El expediente no libera.
- Falta acuse firmado
- Está la foto, falta el documento con firma y sello.
- Falta foto de entrega
- Está el acuse, falta la foto de quien recibió.
- Completa
- Las dos pruebas están cargadas; ya puede facturarse.
Factura
- Vigente
- Emitida y dentro del plazo de crédito.
- Pago parcial
- Entró dinero pero queda saldo abierto.
- Vencida
- Pasó la fecha de pago y sigue con saldo.
- En aclaración
- El cliente objetó el documento; hay que corregir y recargar.
- Pagada
- Saldo en cero y conciliado.
Portal del cliente
- Sin cargar
- La factura no se ha subido al portal: el plazo ni siquiera empieza a correr.
- Cargada
- Subida, esperando revisión del cliente.
- Aceptada
- Validada por el cliente; ya programa pago.
- Rechazada
- Devuelta por un dato mal; corrige y vuelve a cargar el mismo día.
Cómo leer los indicadores
Cada indicador muestra su fórmula, el valor del corte y la meta. Rojo significa fuera de meta: la acción está en el módulo que lo alimenta, no en la gráfica.
| Indicador | Cómo se calcula | Meta | Corte actual |
|---|---|---|---|
| DSO | Cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito del periodo × 90 | ≤ 32 días | 59.8 días |
| Cartera vencida | Saldo vencido ÷ saldo total × 100 | ≤ 10% | 63.9% |
| Pruebas de entrega completas | Entregas con acuse y foto ÷ entregas del periodo × 100 | ≥ 95% | 66.7% |
| Evidencia → factura (P90) | Factura emitida menos evidencia recibida | ≤ 4 h | 26.7 h |
| Promesas cumplidas | Promesas pagadas a tiempo ÷ promesas vencidas | ≥ 90% | 0% |
| Facturas rechazadas en portal | Rechazadas ÷ facturas que requieren portal | ≤ 2% | 11.1% |
| Etapas sin trazabilidad | Etapas con riesgo abierto ÷ etapas mapeadas | 0 de 21 | 14 de 21 |
| Refactura de proveedor (P90) | Días de la devolución a la nota de crédito | ≤ 10 días | 21 días |
| Costo de cobranza | Costo total de cobranza ÷ efectivo cobrado × 100 | ≤ 1.5% | 4.1% |
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar si falta la foto de entrega?
No. El expediente solo libera con el acuse firmado y la foto. Es la regla que evita rechazos y aclaraciones después.
El cliente pide por piezas pero factura en kilos, ¿qué capturo?
Captura en pieza; la app convierte con el factor guardado del producto y factura en kilos. Almacén ajusta con el peso real al surtir.
¿Qué hago si la factura sale Rechazada en el portal?
Pásala a En aclaración, corrige el dato observado y vuelve a cargarla el mismo día. Cada día perdido ahí se suma directo al DSO.
¿Puedo cambiar un pedido ya registrado?
Sí mientras esté en Pendientes de envío. Si ya salió a ruta, el ajuste se hace con el peso real y queda anotado en el expediente.
¿Por qué mi indicador no se mueve?
Los KPIs se calculan al corte del día con lo capturado. Si la evidencia o la gestión de cobro se registran tarde, el indicador se mueve hasta el siguiente corte.
¿Algo no cuadra?
Escríbenos y lo revisamos contigo; si no sabemos, buscamos con quién resolverlo.